① 機能説明

スプレッドシート（表システム）とは

• Google スプレッドシートやMicrosoft Excelなどの表計算アプリケーションとHubSpotのCRMデータを連携し、データの入力や集計、情報の出力を自動化・効率化する機能です。
• HubSpotのワークフロー機能を活用することで、新規リードの獲得や取引のステージ進行といった特定のアクションをトリガーにして、指定したスプレッドシートへ自動的に行を追加・データ転記することが可能です。
• 外部の表計算システムとシームレスにデータを連携させることで、手入力による二重管理の手間や転記ミスをなくし、常に最新で正確なデータに基づいた業務遂行を支援します。

活用シーン

• Webサイトのフォームやイベントで獲得したリード情報がHubSpotに登録された際、リアルタイムでGoogle スプレッドシートにも転記し、HubSpotのアカウントを持たない外部パートナーや社内の別部門と即座にリストを共有したいとき
• 取引の売上データや商談履歴を定期的にスプレッドシートへ自動出力し、関数やピボットテーブルを用いた自社独自の複雑な集計・分析・レポーティング業務を効率化したいとき
• 営業担当者や事務スタッフが使い慣れたスプレッドシート上でリストの更新作業を行い、その変更内容をHubSpotのコンタクト情報や取引ステージへ一括で反映（インポート・同期）させたいとき

他ツールとの連携機能

• Google Workspaceの「Google スプレッドシート」やMicrosoft 365の「Excel」とHubSpotの公式連携アプリを介して、ワークフローからの直接データ書き込みやシームレスな同期が可能です。
• ZapierやMakeなどのiPaaS（連携プラットフォーム）を活用することで、HubSpotのあらゆるオブジェクトデータと各種表計算システム間のより複雑な双方向同期や、条件に応じたシート・タブの振り分け処理などをノーコードで構築できます。

② 支援概要

クリエイティブホープでは、スプレッドシート（表システム）の効果を最大化し、マーケティングや営業活動をスムーズに行うための導入・活用支援を行います。

連携に向けたデータモデリングと運用ルールの策定

貴社が日常業務で利用しているスプレッドシートの構造と、HubSpot上のCRMプロパティを詳細にヒアリングし、どの情報を連携すべきか最適なデータマッピングを設計します。HubSpotをマスターデータとして扱うか、スプレッドシート側での更新を主とするかなど、データの整合性を保つための運用ルールを明確に定義し、手作業による二重管理やデータの先祖返りを防ぐ強固なデータ基盤の土台を構築します。

ワークフローを活用した自動転記・同期システムの実装代行

設計した運用ルールに基づき、HubSpotとGoogle スプレッドシート等を繋ぐ公式アプリの導入や自動化ワークフローの設定を技術的に全面的に代行します。特定のフォームから問い合わせがあった際に指定のシートへ自動で行を追加する処理や、取引ステージが「受注」に変わったタイミングで売上管理表に金額や担当者名を転記する自動化ロジックを実装し、現場の入力負担を劇的に軽減するシームレスな連携環境を形にします。

業務フロー改善と連携定着化の伴走サポート

新しく構築した自動化システムが、営業現場やマーケティング部門、バックオフィスで迷いなく活用されるよう、実務の導線に沿った簡易操作マニュアルを策定します。HubSpotからスプレッドシートへのデータ出力や、スプレッドシートからの安全なデータインポート手順について現場向けのレクチャーを実施することで、スプレッドシートを活用した柔軟な集計業務とHubSpotによる高度なCRM管理が両立する業務フローの定着化を伴走支援します。

③ よくあるご質問

Q. ワークフロー機能を使ってスプレッドシートにデータを自動で追加するには、HubSpotのどのプランが必要ですか？

A. HubSpotのワークフローから直接Google スプレッドシートへデータを行追加するアクションを利用するには、Marketing Hub、Sales Hub、Service Hub、またはOperations HubのProfessional以上のプランが必要となります。貴社の自動化要件に合わせて、最適なプラン構成をご提案します。

Q. HubSpotからスプレッドシートへデータを送るだけでなく、スプレッドシート側で編集した内容をHubSpotへ自動反映（双方向同期）させることはできますか？

A. はい、可能です。HubSpotが提供するデータ同期（Data Sync）機能や、外部のiPaaS連携ツールを活用することで双方向のデータ同期環境を構築できます。ただし、スプレッドシート側は自由入力ができてしまうため、データの型や必須項目のルールを事前に厳密に設計・制御する安全な連携フローを弊社にて構築いたします。

Q. すでにスプレッドシートで管理している膨大な顧客リストや商談履歴を、初期導入時にHubSpotへ一括登録することは可能ですか？

A. はい、可能です。現在お使いのスプレッドシートからCSVまたはExcel形式でデータをエクスポートし、HubSpotのコンタクトや会社、取引オブジェクトのプロパティ構造に合わせて正確にマッピングした上で一括インポートするデータ移行実務を弊社にて代行いたします。

Q. セキュリティの観点から、特定のフォルダ内にあるスプレッドシートにしかHubSpotからデータを出力できないよう制限をかけることはできますか？

A. はい、可能です。連携に用いるGoogle等のアカウント権限を適切に設定し、HubSpotのワークフローで指定した特定のスプレッドシートファイルに対してのみ書き込みを行う仕組みを構築します。これにより、意図しないファイルへのデータ流出を防ぎ、セキュアな環境で運用を維持できます。