HubSpotのワークフロー機能で、メール送信からリードナーチャリング、タスク通知まで自動化。繰り返し業務を省力化し、担当者は戦略的活動に集中可能に。

① 機能説明

ワークフローとは

• 顧客の属性や行動履歴をトリガー（起動条件）として、メール送信、タスクの割り当て、データ更新などの一連の業務プロセスを自動化する機能です。
• マーケティング部門から営業、カスタマーサクセス部門まで、部門をまたぐ定型業務をノーコードで自動化し、組織全体のオペレーション効率を最大化します。
• 分岐ロジックや待機時間を柔軟に設定できるため、顧客一人ひとりの状況に合わせた最適なタイミングでのアプローチ（ナーチャリング）が可能です。

活用シーン

• Webサイトで資料をダウンロードした見込み顧客に対して、ステップメールを自動配信しながら、一定の条件を満たしたリードを営業担当者へ自動で割り当てたいとき
• 商談のステータスが「受注」に変更された際、即座にSlackへの通知、社内のタスク生成、カスタマーサクセスチームへの引き継ぎ処理を自動で実行したいとき
• 顧客の契約更新日の30日前、または最終ログインから一定期間が経過したタイミングで、フォローアップのタスクや自動リマインドメールをトリガーしたいとき

他ツールとの連携機能

• SlackやMicrosoft Teamsと連携し、特定のアクションが発生した際に社内チャットへリアルタイムで通知を飛ばしたりタスクを自動生成したりできます。
• ZoomやGoToWebinarなどのウェビナーツールと連携し、参加申し込み時のステータス更新や、イベント終了後のアンケートメール送付を完全に自動化します。

② 支援概要

クリエイティブホープでは、ワークフローの効果を最大化し、マーケティングや営業活動をスムーズに行うための導入・活用支援を行います。

業務プロセス分析と自動化シナリオの設計

貴社の現在のマーケティング・営業活動における業務フローや顧客とのコミュニケーションプロセスを徹底的にヒアリングし、どの業務を自動化すべきか洗い出しを行います。無駄な手作業や部署間のバトンパスでの漏れをなくすため、適切なトリガー設定、遅延タイマー、条件分岐を盛り込んだ、実効性の高いワークフローの全体シナリオ（設計図）を構築します。

ワークフローの実装およびデータ連携構築

設計したシナリオに基づき、HubSpot内でのワークフローの構築・設定を一括して代行します。Eメールの自動配信設定や社内通知タスクの生成はもちろんのこと、スコアリング機能やプロパティの自動更新ロジックを組み込み、データが常に最新かつ正確に保たれる強固な自動化基盤を実装します。

運用定着化に向けたテスト・改善とマニュアル策定

構築したワークフローが意図通りに作動するか、事前に綿密なテスト運用を実施してエラーや挙動の不備を排除します。導入後も現場の担当者が自律的にワークフローの修正や効果検証を行えるよう、貴社専用の運用マニュアルを作成し、トラブルシューティングや設定変更の手順に関するトレーニングを通じて全社的な定着を伴走サポートします。

③ よくあるご質問

Q. ワークフローを設定した際、すでに条件を満たしている既存の顧客（コンタクト）にも自動処理が適用されてしまいますか？

A. ワークフローを公開（アクティブ化）する際、設定したトリガー条件に「すでに一致している既存のオブジェクトを含めるか」、あるいは「今後新しく条件を満たしたオブジェクトのみを対象にするか」を管理者が選択できます。そのため、既存の顧客に意図しないメールが突然大量送信されるといったトラブルを防ぐことができます。

Q. ワークフロー内で条件分岐（If/Then分岐）は何階層まで作成できますか？

A. 複数の条件に応じて処理を細かく分けるIf/Then分岐は、何階層にもわたって複雑にネスト（階層化）させることが可能です。ただし、分岐が複雑になりすぎるとメンテナンスが困難になるため、クリエイティブホープではシンプルで管理しやすい設計手法や、必要に応じて複数のワークフローに分割する最適な構成をご提案します。

Q. 外部のシステムやツールのアクションをトリガーにして、HubSpotのワークフローを動かすことはできますか？

A. はい、可能です。HubSpotが公式に提供しているアプリ（SlackやSalesforceなど）との連携機能を利用するか、Webhooks機能（Professional以上のプランで利用可能）を活用することで、外部システム側で発生したイベントをトリガーとしてHubSpotのワークフローを起動させることができます。

Q. ワークフロー機能は、すべての契約プラン（Starter、Professional、Enterprise）で利用できますか？

A. 高度な条件分岐、タスクの自動生成、プロパティ値の自動更新、外部ツール連携などを備えたフル機能の「ワークフロー」を利用するには、Professional以上のプランのご契約が必要となります。Starterプランでは、フォーム送信後にシンプルな自動返信メールを送るなど、一部の限定された自動化機能（簡易的なワークフロー）のみが利用可能です。