① ご支援のポイント

承認ワークフローとは

• 見積、契約、値引き、マーケティングコンテンツの発行など、ビジネスにおける重要な意思決定プロセスをHubSpot上でデジタル化・自動化する機能です。
• 金額や条件に応じた多段階の承認、条件分岐による適切な承認者への自動割り当て、却下時の差し戻し理由の記録など、組織固有の承認ルールをシステム上に再現できます。
• 過去の承認申請の日時、承認者、コメントなどの変更履歴がすべてCRMに一元管理されるため、内部統制（ガバナンス）の強化と監査対応の迅速化を実現します。

活用シーン

• 一定の金額や値引き率を超える取引（商談）が発生した際、営業マネージャーや経営層の承認を得てからでなければ、次のフェーズ進捗や見積書発行ができないようにロックをかけたいとき
• Webサイトで公開するランディングページ（LP）や顧客へ一斉配信するEメールについて、マーケティング責任者の最終チェックと承認を経てからのみ公開・送信できるようプロセスを強制したいとき
• 承認や差し戻しのステータス変更をトリガーに、申請者へのリマインドや関連部門へのタスク生成を自動化し、手続きの停滞や手戻りを防ぎたいとき

他ツールとの連携機能

• SlackやMicrosoft Teamsなどの社内チャットツールとシームレスに連携し、承認依頼が発行された瞬間にチャット上へ通知を飛ばし、HubSpotを開くことなくチャットのボタンからワンクリックで承認・却下を行うことができます。
• 各種電子契約サービス（DocuSignやクラウドサインなど）と連携させることで、HubSpot上での社内承認ワークフローが完了した直後に、自動で顧客への契約締結メールを発行・送付する連携フローを構築できます。

② 支援概要

クリエイティブホープでは、承認ワークフローの効果を最大化し、マーケティングや営業活動をスムーズに行うための導入・活用支援を行います。

組織ルールに準拠した承認プロセス・条件分岐の全体設計

貴社の社内規程や現在の見積・契約における承認フローを詳細にヒアリングし、HubSpot上で再現するための最適なワークフローの全体像を設計します。金額や製品種別、組織の階層構造に応じた複雑な多段階承認ルールや、差戻し発生時の条件分岐などをマトリクス表として可視化し、業務効率を落とさずに内部統制を強固にするためのシステム要件を定義します。

承認ワークフローのテクニカル実装と外部通知連携の構築

設計した承認プロセスに基づき、HubSpotのワークフロー機能やプロパティ制御を駆使したシステム実装を全面的に代行します。申請画面の見やすさや入力必須化ルールの構築に加え、SlackやMicrosoft Teamsといった社内チャットツールへのリアルタイム通知・アクション連携を実装することで、承認者がスマートに申請を処理できる利便性の高い環境を形にします。

ガバナンス維持に向けた運用マニュアル策定と社内定着化サポート

新しく導入したデジタル承認フローが社内で迅速かつ正確に運用されるよう、申請者用・承認者用に分けた実務に即した操作マニュアルを策定します。現場へのレクチャーやトラブルシューティング手順の指導を通じて、手戻りのないスムーズな運用の定着化を支援するとともに、中長期的な組織変更やルール改定にも柔軟に対応できる自走体制の構築を伴走サポートします。

③ よくあるご質問

Q. 承認者が不在の際、特定の別メンバーが代わりに承認できる「代理承認」の設定は可能ですか？

A. はい、可能です。ワークフローの条件分岐や権限管理（権限セット）の設計を工夫することで、メインの承認者が対応できない期間に特定のチームメンバーや上長が承認を代行できるエスカレーションルートをあらかじめ構築できます。

Q. 承認申請が却下（差し戻し）された場合、申請者にはどのように通知され、理由は確認できますか？

A. 却下された際は、HubSpotからのシステム通知や連携しているSlack・Teams経由で申請者へ即座に通知されます。却下処理時に承認者が入力した「差し戻し理由」やコメントは、取引レコードのタイムラインや専用のプロパティに自動記録されるため、手戻りの原因をひと目で把握できます。

Q. HubSpotの標準機能のみでは対応できない複雑な承認フロー（例：複数人の合議制など）も構築できますか？

A. はい、構築可能です。クリエイティブホープでは、HubSpotの高度なカスタムプロパティや計算ロジック、あるいは外部ツール・APIを組み合わせたカスタム開発を用いることで、標準機能の枠を超える特殊な承認要件や複雑な組織構造にも柔軟に対応した承認インターフェースを実装いたします。

Q. 承認ワークフローの機能を利用するために必要なHubSpotのライセンスプランは何ですか？

A. 取引（商談）やコンテンツの承認プロセスを高度に自動化・制御するには、各種ProductのProfessional以上のプランが必要となります。貴社の現在の契約状況や、どのような承認フローを自動化したいかに合わせて、最適なプラン構成と実装手法をご提案します。