HubSpot上でデータをパーテーション分割し、部門やチームごとに適切な情報アクセスを実現。セキュリティと効率性を両立し、大規模組織でも安心して運用できる体制を提供します。
① 機能説明
データパーテーションとは
- フォーム、リスト、ダッシュボード、ビュー、各種アセット（Eメールやページなど）へのアクセス権を、特定のチームやユーザーごとに分割・制限できる機能です。
- 組織内の部門やブランド、地域ごとに表示・操作できるデータをコントロールすることで、大規模なアカウントでも画面が煩雑になるのを防ぎます。
- 重要な資産や個人情報のガバナンスを強化し、誤操作や情報漏洩のリスクを未然に防ぐための強力なセキュリティ機能です。
活用シーン
- 複数のブランドや事業部で1つのHubSpotアカウントを共有しているが、お互いのマーケティングアセット（配信リストやテンプレートなど）を編集・閲覧させたくないとき
- 国内外の複数拠点に営業チームがあり、自拠点の担当エリアに属するコンタクトやレポートのみを表示させて業務効率を高めたいとき
- 機密性の高い情報を含む特定のダッシュボードやフォームを、経営層や一部の管理者だけに限定して開示したいとき
他ツールとの連携機能
- HubSpotのチーム設定や権限管理機能と直接連携し、組織図に基づいたパーテーション（割り当て）の設定を簡単に行うことができます。
- 外部のID管理ツール（SSO/SCIM）と連携してユーザーの所属チームが変更された場合、データパーテーションによるアクセス制限ルールも自動的に連動して適用されます。
② 支援概要
クリエイティブホープでは、データパーテーションの効果を最大化し、マーケティングや営業活動をスムーズに行うための導入・活用支援を行います。
組織・ブランド構造に応じたデータパーテーション設計
貴社の複数事業展開やブランド構造、拠点ごとの業務フローを丁寧にヒアリングし、HubSpot上でどの資産やデータをどのように分割すべきか最適な設計図を構築します。情報の共有範囲と制限範囲を明確なマトリクスとして定義し、現場の利便性を損なうことなく安全にアカウントを共有運用できる基盤を作ります。
アセットおよびデータの分割設定と移行支援
設計したルールに基づき、リスト、フォーム、カスタムビュー、各種マーケティングアセット（Eメール、LP、ワークフローなど）に対するパーテーション設定を一括で実施します。既存の大量のデータやアセットが混在している状態からでも、適切なチームへ安全に割り当てを移行し、導入初日から各部門が自席のデータのみに集中できる環境を整えます。
統制運用の定着化とガバナンス維持サポート
データパーテーション導入後に、新規のアセットやチームが追加された際の運用ルールをまとめた管理者向けのガイドラインを策定します。設定変更の手順やアセット作成時の注意点に関するレクチャーを行い、中長期にわたって組織のセキュリティとデータ統制が乱れない体制づくりを伴そう支援します。
③ よくあるご質問
Q. データパーテーションを設定すると、他のチームのデータは完全に非表示になりますか？
A. はい、パーテーション設定によってアクセス権を制限されたチームのユーザーからは、該当するリストやフォーム、アセットなどが画面上から非表示になります。これにより、自部門に関係のない情報による混乱を防ぐことができます。
Q. 1つのアセット（例：特定のフォーム）を、複数のチームに同時に割り当てることはできますか？
A. はい、可能です。特定のチームだけに独占して割り当てることもできれば、複数の特定のチームを指定して共有することもできます。全社共通で使うアセットと、部門専用のアセットを柔軟にコントロールできます。
Q. データパーテーション機能はどのプランで利用できますか？
A. コンタクトや各種アセットをチームごとに細かくパーテーション分割する高度な管理機能は、主に各種ProductのEnterpriseプランで提供されています。貴社のアカウント状況に合わせて最適な適用方法をご提案します。
Q. パーテーションを設定した後に組織変更があった場合、設定の変更は簡単にできますか？
A. はい、管理画面から該当するアセットの割り当てチームを変更するだけで、リアルタイムに変更が反映されます。ただし、影響範囲が広いため、クリエイティブホープでは組織変更時の再設計や設定変更の代行・サポートも承っております。
