展示場やリアルでのデータ読込・OCR活用

① 支援のポイント

展示場やリアルでのデータ読込・OCR活用とは

展示会やリアルイベントの現場で獲得した名刺や紙のアンケート用紙を、スマートフォンのカメラやスキャナーを用いて文字認識（OCR）し、その場でHubSpotのCRMへデータとして自動登録する機能および運用プロセスです。
手作業による大量のデータ入力工数を削減し、名前、企業名、メールアドレスなどの重要な顧客情報を瞬時にデータ化してリードの管理漏れを防ぎます。
現場で読み取ったデータと顧客の同意ステータス（オプトイン）を同時に記録し、後続のマーケティング・営業活動へタイムラグなしで安全にデータを引き渡す基盤を提供します。

活用シーン

展示会の出展ブースで獲得した大量の名刺や手書きのアンケートを、イベント会期中や終了直後にその場でスキャンし、即座にリード情報として集約したいとき
手入力による転記ミスや入力の遅れを排除し、イベント来場者の熱量が最も高い「イベント当日〜翌営業日以内」に素早いフォローアップを開始したいとき
会場で接客した際の対話メモや興味関心の度合いを、スキャンした名刺データと紐付けてその場で記録し、営業担当者へリアルタイムに共有したいとき

他ツールとの連携機能

HubSpotモバイルアプリ内の標準名刺スキャン機能に加え、SansanやSmartViscaなどの高度な名刺管理・OCR連携アプリとシームレスに双方向同期を行えます。
各種スキャナー保存ツールやオンラインフォームツールとAPI連携し、スキャンされた画像データから抽出されたテキスト情報を、HubSpotのコンタクトや会社プロパティへ正確にマッピング・格納できます。

② 支援概要

クリエイティブホープでは、展示場やリアルでのデータ読込・OCR活用の効果を最大化し、マーケティングや営業活動をスムーズに行うための導入・活用支援を行います。

イベント運用に最適化したOCR連携設計とデータマッピング

展示会やリアルイベントの現場で求められるスピード感と正確性を両立するため、どのOCRツールやアプリを用いてHubSpotへデータを流し込むか最適なシステム構成を設計します。名刺やアンケートの項目がHubSpotのコンタクトプロパティやカスタムプロパティへ正確に反映されるようマッピングを定義し、現場でのスキャンからCRM登録までのデータフローを最適化します。

リード獲得直後の自動フォローアップワークフロー構築

OCRで読み込まれたデータがHubSpotに登録された瞬間をトリガーとして、来場へのお礼メールや資料ダウンロードリンクを自動で一斉配信するワークフローを構築します。ブースでの接客度合いに応じた条件分岐や、インサイドセールス部門へのリード割り当て・タスク生成も自動化し、リアルイベントでの成果を商談へ直結させるための仕組みを実装します。

現場運用の定着化マニュアル策定とオペレーション指導

展示会当日に現場のスタッフや営業メンバーが迷わずスムーズにデータ読み込みを行えるよう、具体的な操作手順や入力ルールをまとめた現場向けマニュアルを策定します。事前検証テストの実施やブース運用担当者へのレクチャーを通じて、イベント会場でのオペレーションエラーを未然に防ぎ、組織的にリードの鮮度を高く保ったまま活用できる体制づくりを伴走サポートします。

③ よくあるご質問

Q. 手書きのアンケート用紙や、文字が潰れている名刺でもOCRで正確に読み込めますか？

A. デジタル化された名刺であれば高い精度で認識されますが、手書きのアンケートや文字のデザインによっては一部誤認識や読み取り漏れが発生する場合があります。そのため、システムによるOCR読み取り後に、HubSpotの画面上で現場の担当者が簡単に確認・微修正を行えるような、ストレスのない確認運用フローを事前に設計してご提案いたします。

Q. 展示会場で読み取ったデータを、特定の「展示会名」や「出展日」ごとに自動でグループ分け（リスト化）することはできますか？

A. はい、可能です。読み込みを行う端末やアプリ側の設定、あるいはHubSpotのインポート時のトリガーを活用することで、特定のイベントコードを自動付与して登録できます。これにより、「〇〇展示会2026」といった専用の動的リストが自動で生成され、イベントごとの効果測定も容易になります。

Q. イベント会場の電波状況が悪い場合でも、名刺のスキャンやデータ登録は行えますか？

A. 利用する名刺スキャンアプリやツールの仕様に依存しますが、多くのアプリではオフライン状態で撮影・保存しておき、電波状況が改善したタイミングで一括してOCR処理とHubSpotへのデータ同期を実行する運用が可能です。電波の不安定な大規模展示場でも安心して運用できるツールの選定からアドバイスいたします。