HubSpotでユーザー権限とチーム構成を柔軟に設計。大規模組織でも安心して利用でき、部門間の連携も円滑に進められます。
① 機能説明
権限管理・チーム設定とは
- 組織の拡大や階層構造に合わせて、ユーザーごとにデータの閲覧・編集・削除などのアクセス権限を細かく制御できる機能です。
- 部署や地域、役割ごとにユーザーを「チーム」としてグルーピングし、特定のチームに所属するメンバーだけに該当する顧客データやレポートを共有・制限できます。
- 役職に応じた「権限セット」をあらかじめ作成しておくことで、新規メンバーが追加された際もワンクリックで適切なアクセス権を設定し、セキュリティリスクを低減します。
活用シーン
- 営業部門、マーケティング部門、カスタマーサポート部門で、お互いの業務に必要なデータのみを表示させ、画面をシンプルに保ちたいとき
- パートナー企業や外部の業務委託メンバーにHubSpotアカウントを付与する際、自社の機密情報や他の顧客リストが見えないよう厳格にアクセス制限をかけたいとき
- 誤って大量の顧客データをエクスポートしたり削除したりするトラブルを防ぐため、マネージャー層だけに特定の操作権限を付与したいとき
他ツールとの連携機能
- Azure Active Directory（Microsoft Entra ID）やOktaなどの主要なID管理（IdP）ツールとシングルサインオン（SSO）連携が可能で、社内のアカウント統制と同時にHubSpotのアクセス権を安全に一元管理できます。
- 外部連携ツール（Salesforce、各種MAツールなど）からHubSpotへ同期されたデータに対しても、設定したチーム・権限ルールがそのまま適用されるため、システム間でのデータ閲覧範囲の不整合を防ぎます。
② 支援概要
クリエイティブホープでは、権限管理・チーム設定の効果を最大化し、マーケティングや営業活動をスムーズに行うための導入・活用支援を行います。
組織構造に連動したチーム・権限設計のコンサルティング
貴社の現在の組織図や各部門の業務フロー、将来的な拡大計画をヒアリングし、HubSpot上で表現すべき最適なチーム階層と権限レベルを設計します。どの部署がどのデータにアクセスすべきかをマトリクス表で可視化し、現場の利便性を損なうことなく、セキュリティとガバナンスを両立したデータアクセス環境の基盤を構築します。
権限セットの標準化と一括設定・移行支援
設計したルールに基づき、マネージャー用、一般営業用、マーケター用、外部委託用などの「権限セット」をHubSpot内に作成し、既存ユーザーへの一括適用や新規ユーザー追加時の運用フローを整備します。手作業による設定ミスや権限の付与漏れを防ぎ、組織変更や人事異動の際にも迅速かつ安全にアカウント管理ができる体制を整えます。
ガバナンス維持のための監査・運用定着化サポート
導入後もセキュリティを強固に保つため、定期的なアクセスログの確認手順や、不要になったアカウントの削除フローなど、社内向けのデータセキュリティガイドラインを策定します。現場の管理者が自立してシステムを運用できるよう、権限変更手順のレクチャーやマニュアル作成を行い、中長期的なガバナンス体制の定着を伴走支援します。
③ よくあるご質問
Q. チーム設定を行う際、1人のユーザーを複数のチームに所属させることはできますか？
A. はい、可能です。ユーザーを「主チーム」に所属させた上で、追加の「セカンドチーム」に所属させることができます。これにより、複数のプロジェクトや地域を兼務しているメンバーに対しても、柔軟にデータの閲覧権限を付与できます。
Q. 特定のプロパティ（項目）だけを、一部のメンバーに見せないように制限することは可能ですか？
A. はい、プロパティレベルでの閲覧・編集制限（プロパティアクセス権の設定）が可能です。例えば、顧客の「売上見込み金額」や「個人情報」といった特定のプロパティだけを、特定のチームや役職者以外には非表示にするといった高度な制御ができます。
Q. 無料版（Free）やStarterプランでも、詳細な権限管理やチーム分けは行えますか？
A. 無料版やStarterプランでも基本的なユーザー権限の設定は可能ですが、高度なチーム階層の設定、権限セットの作成、プロパティごとのアクセス制限、SSO連携などの機能を利用するには、各ProductのProfessional以上のプラン、またはEnterpriseプランが必要となります。
Q. 外部の業務委託パートナーに特定のコンタクト（顧客情報）だけを割り当てて、他のデータは見えないようにできますか？
A. はい、可能です。「担当コンタクトのみ閲覧可能」という権限を設定することで、その外部パートナーが担当者として割り当てられている顧客データだけが画面に表示され、それ以外の社内データは一切閲覧できないように制限できます。
